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部下への指示の仕方についての個人的な最適解

仕事術 仕事術-コミュニケーション
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たかが指示、されど指示

こんにちは、NAEです。

仕事の進め方について相談を受けることが増えました。後輩、同期、時には先輩、そしてクライアント等、相談してくる人はいろいろです。

そこでぼくでアドバイスや指示をするわけですが、特に部下に対しては

  • 立場や背景知識
  • 頭の回転の早さ

などからくる理解度の差を気にかけながら「どこまで言うか」を決めることが大事だなあと日々感じています。

今日はそんなお話。

部下への指示のレベル

部下にする指示には4つのレベルがあると考えています。1が最もハイレベル(雑)、4が最も詳細レベルです。

  1. 方針のみを示す
  2. 具体的なアプローチまで示す
  3. 作るべきもの、決めるべきことまで示す
  4. 次のアクションまで指定する

たとえば「飲み会の店どこが良いと思いますか?」という簡単な例で言うと、

  1. みんな上手いメシ食べれれば良いんじゃない?
  2. 食べログのトップ10のうち参加者の好みの料理を出すところから選んでみれば?
  3. 食べログのトップ10のリストと参加者の好みをまとめてみれば?
  4. まず参加者にメールして食べたい料理聞いてみたら?

という感じ。どんどん細かくなっていきますね。


とすると、次はどんな人にどんなレベルの指示を出せばよいかですが・・・

部下への指示の仕方:ハイレベルから始めて詳細レベルへ

人によっては、上記1の指示をした時点ですべて理解してくれる場合もあれば、3あたりまで言ってあげないとわからない人もいます。

新入社員などのジュニアであれば、4よりさらに細かい指示(メールの書き方のお作法など)が必要になることもあります。

相手によって必要な指示の細かさは様々ですが、大事なのは最初にハイレベルの指示を与えてから段階的に詳細レベルに切り替えることです。

それにはいくつか理由があります。

理由1:詳細レベルから入ると混乱を招く

細かな指示から全体の方針・文脈を正しく推測し、その上で全体最適な動き方をする。これはかなりレベルの高いスキルです。

人によってはただ指示内容をこなすことに注力してしまうため、全くトンチンカンな動きをして結局何の役にも立たず、という悲しい事態になりかねません。

上の飲み会の例で言うと

食べたいものを聞いてみました!皆さん猿の脳みそシャーベットに興味津々みたいです!」

とドヤ顔されてしまいますよと。無駄でしかありませんね。

理由2:詳細レベルの指示を自己レビューできる

ハイレベルな指示から入るのは、指示を出す自分のためにもなります。

その場で考えついた詳細レベルの指示をより高い視点で見返してみると実は間違いだった・・・ということを避けることができるためです。

指示する側が間違えていた結果、指示された側の時間と労力が無駄になってしまう。これって哀しいですよね。

上の飲み会の例で言うと

「食べログ高得点だったらそもそも美味いんだし別に好みとか聞いて回る必要なくね?」

「食べログの上位の店なんてみんな知ってるんだから、むしろ昔行ったマイナーな美味い店を勧めてもらうほうが後輩ちゃんのプレゼンスアップや話題作りにもなるんじゃね?」

という感じ。そもそも論に近いです。食べログを検索して店を探し回る作業が必要なくなり、仕事が減りましたね。

www.naenote.net

理由3:デキる人ほどハイレベルな指示を好む

最後はちょっと管理職的な観点ですが・・・

1を聞いて10を知り、自分でモノゴトを適切にドライブしきれる人も中にはいます。

このようないわゆるデキる人は、1から10まで細かく指示されることを嫌います

やり方は自分に任せてくれてもいいじゃないか、そこまで口出しされるなんて信頼されていないのか?と怒ってしまうんですね。

デキる人にはのびのびと仕事してもらい、価値を出してもらうほうが特です。それに扱いを間違えて離反されても困ります。

そのため指示する際はハイレベルの指示からまず入り、「十分です」という顔をした時点で止める。このアプローチのほうがはるかにお得です。

部下への指示には時間をかけて

とはいえ、ハイレベルな指示から入っていくと指示完了までに時間がかかるのは事実です。

特に急いでいるときや時間がないときなど、とりあえず詳細レベルの指示を飛ばして済ませなければならない場合もあると思います。

事情はわかりますが、そこはもっと高い視点で全体最適を考えてほしいところ。

場合にもよりますが、今のあなたの1~2分の一手間が、周り人の2~3時間もしくはそれ以上の時間をセーブすることになるんです。

人と時間は有限。多少自分が面倒になろうと、全員分の時間を有効活用できる道を選ぶのが仕事の成果につながる秘訣だとは思いませんか。

(もちろん、大事な商談などで1~2分の遅れが致命傷になる、というのであれば話は別ですが・・・)

まとめ:効果的な指示でチームのパフォーマンスアップを

というわけで、部下への指示のレベルと与え方について考えたことをまとめてみました。

適切な指示ができれば、仕事の無駄が減ったり仕事が早く進んだり、あなたもハッピーみんなもハッピー。

そんな状態を目指すべく、指示をする側も気をつけていきたいですね。

今回は以上です。

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