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気楽に生きたい外資コンサルのブログ

仕事の無茶振りに対し、超論理的かつ正しくゴネる6つのステップ

仕事術 仕事術-コミュニケーション
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こんにちは、NAEです。

一週間で金曜の夕方ほどワクワクする時間はありません。今週もよく頑張った。週末楽しむぞ!

そこでいきなり、むげに断れない仕事が降って湧いたら。それも月曜朝イチまでにお願いねなどというありえないものだったら。

こんな仕事の無茶振りの被害を最小限におさえる、きわめて論理的で正しいコミュニケーション方法(ゴネかた)をご紹介します。

今回はそんなお話。

無茶振り=5W1Hのバランスが崩れた依頼

まずは無茶振りとは何なのか、その定義を正しく理解することから始めたいと思います。

仕事の依頼はいわゆる5W1Hでできています。大事な順に書くと、

  • Why:なぜその仕事が必要か
  • What:達成すべきことはなにか
  • When:期限はいつか
  • Who:誰がやるのか
  • How:具体的な方法はなにか
  • Where:どこでやるか(これはあまり使われない)

となります。これらが明確であり、かつ内容的にバランスしてはじめて「実現性のある」仕事ということができます。

逆にいえば、無茶振りとは5W1Hのバランスが崩れている仕事と定義できます。

  • 達成事項(What)に対して期限(When)が短すぎる
  • 割ける人員が少ない(Who)のに達成事項(What)は大きい
  • 必要性(Why)だけ主張し、できる道筋(How)を示さない

いずれも現実的とはいえないですよね。


こんな仕事を言われるがまま受け取っていては身を滅ぼしかねません。

とはいえ、仕事の依頼をむげに断るのは長い目で見ると信頼関係に響きかねないのも事実。

そんな板挟みを前に、あなたはどうすればいいのでしょうか。

論理的に正しくゴネる、具体的な6つのステップ

無茶振りは5W1Hのバランスが崩れている状態を指すものでした。したがって、やるべきことはただ1つ。5W1Hのバランスを整えることです。

「できますやります」のスタンスを保ちつつ、5W1Hの各観点から調整をかけることで、無茶振りの無害化を図ります。

基本方針は、スジを通しながら仕事を減らし期限を伸ばす。です。

Why:その仕事の価値は?

まずは、そもそもその仕事はやるべきものなのか?を確認します。

無駄な仕事にやる価値はありません。すべての仕事には意味があってしかるべきです。

nice-and-easy.hatenablog.com

もし依頼者がその仕事をやるべき理由を明確に説明できないのであれば、その仕事は無駄なものである可能性が高いといえます。

やる必要のない仕事だとわかったら遠慮なくNoを突きつければいいだけのこと。

もし説明なしに「とにかくやれと」言ってきたとしても、臆さずに一度は「なぜ?やる意味あるの?」を跳ね返すほうが得策です。

ここで何も言わずにただ受けてしまうと「こいつは頼めば黙ってやってくれる便利なやつ」と判断されてしまいます。

となると、ゆくゆく本来自分がやるべきでない仕事や、よく考えると無駄でしかない思いつき仕事すら無邪気に振られてしまいかねません。

今の自分だけでなく、未来の自分を守るためにも、無茶振りに対しては毅然を「なぜ?」をつきつけるべきです。

質問例:

  • 「何があったか教えてください。背景がわからないと的はずれなことをしてしまう可能性があります。」
  • 「この仕事の位置づけはなんでしょうか。全体の動きの中でこの仕事の果たす役割を教えてください。」

When:その期限って本当?

その仕事に取り組むべき理由が把握できたら、次は期限の妥当性を確認します。妥当でなければ期限を伸ばしにかかります。

その仕事、本当にその期限までに終えなければならないんでしたっけ?

もしなんとなくで期限が切られているのであれば、あなた殴りますよ?

ということを、物腰柔らかく確認します。

ここで明確な答えが返ってこない、または実は必ずしもその期限でなくてよいことがわかったら、すかさずあるべき期限の見極めの議論に入ります。

月曜朝イチまで、と言われていたけど、よくよく確認すると実は火曜の昼までに仕上げれば十分だった、なんてことがあるかもしれません。

質問例:

  • 「全体スケジュールはありますか。その中でこの仕事はどこにあたるものですか。」
  • 「この仕事が月曜朝イチまでに終わらなかった場合のスケジュールへの影響を教えて下さい。」

What(量):期限内に達成すべき成果は?

次に、指定された期限内で出すべき具体的なアウトカム(成果)とそれに必要なアウトプット(成果物)の確認します。やるべき作業を減らしにかかるのです。

(Why/When/Whatの3つは密に絡まり合うので、確認の順番は前後してもかまいません)

たとえば、直近2ヶ月の世界の株式市場動向を30分くらいで説明するためのプレゼン資料を作ってくれ、という依頼だったとします。

さて、この仕事のアウトカムはなんでしょう。3分で1枚話すとして、スライド10枚くらいプレゼン資料ができ上がっていることでしょうか。

違います。アウトカムは発表者が株式市場動向を話せる状態であることです。

したがって、発表者が話せる状態であれば具体的に作らなければならないアウトプット(成果物)はなんでもいいはずです。日足チャートのコピペ、注目ニュースの見出し一覧、今後の展開への示唆をまとめたテキストファイルなど、発表に使える材料やストーリーさえあれば、手間暇かけてキレイなスライドを作り込む必要はないかもしれません

というように、アウトカム実現のために必要なアウトプットを事細かに確認・検証し、省力化の余地を探ることで、無駄な作業を削していきます。

質問例:

  • 「月曜朝イチ時点で何が(誰が)どういう状態になっていればいいですか。」
  • 「そのために作るべきアウトプットは具体的に何ですか。それが絶対に必要な理由はなんですか。」

What(質):優先順位、品質目標は?

期限内に作らなければならないアウトプットが明確になったら、次はアウトプットの品質まで踏み込んでやる作業を減らし、期待値を下げにかかります。

たとえば、期限が極端に短いタイプの無茶振りについて考えてみます。

期限が短い=投入可能な時間が極端に少ないなんですから、アウトプットすべてを100点に仕上げるのはそもそも難しいはず。優先度の高いものほど確実にこなし、低いものは深追いしないという濃淡の判断があってしかるべき。

したがって、アウトプットの優先順位を確認した上で、優先度の低いものは品質は期待しないでほしいと伝えることはきわめて正しいのです。

優先度の高いものの品質も議論の俎上に乗せていければ、さらなる省力化が目指せるかもしれません。

質問例:

  • 「必要なアウトプットの中で優先度をつけるとしたらどのような順番になりますか。」
  • 「優先度が低いものは品質が担保できない可能性がありますが問題ありますか。具体的には・・・」
  • 「優先度が高いものについても品質を妥協せざるをえないとしたら、どのくらいまで許容できますか。」

How/Who:段取りと役割分担は?

ここまでの議論によって、やるべき仕事は質・量ともに最小限に絞られ、期限も最適化されているはずです。

次は自分のやることを減らしにかかります。平たくいえば段取りと役割分担です。

では具体的に誰を巻き込むか。無茶振り仕事のヘルプを同僚などに頼むのは現実的ではありません。

ここでは頼まれたら断れない人=その仕事に対して責任をもっている人=仕事の依頼人を巻き込んでみるというのが有効打になりえます。

たとえば

  • 振られた仕事を作業に分割し、その中で依頼人自らやった方が早く終わるor品質が上がるものを任せる
  • ドラフト版の作成は自分、最終化は依頼人、というようにプロセスを分担する
  • 25%くらいできた時点で依頼人のレビューを入れ、方向性をあわせた上で最終化するなど、段取りに組み込む

という感じ。

無理に押し付けるのではなく、時間効率を最大化し、よりよいアウトプットを作るための協力要請という形で巻き込むのがよいかと思います。

質問例:

  • 「手戻りを防ぐために、作業プランのこの時点でXXXさんのレビューを入れたいんですが可能ですか。」
  • 「時間が限られているので、全体の品質アップのためXXXさんの得意なこの作業はお願いしてもいいですか。」

最後に:不満はきちんと伝える

仕事の量と質(への期待値)、そして期限について最大限の交渉をしました。ここまできたらもうOKせざるをえません。

ただこれで終わりではなく、最後にちゃんと無茶振りに対する不満は伝えるべきです。同じことをまた繰り返されるかもしれないですからね!

コメント例:

  • 「わかりました。今回はやりますけど、次は週末仕事にならないように事前調整をお願いします。」
  • 「本当は週末仕事はやりたくないんですが、XXXさんのメンツもあると思うので、今回は協力します。」

まとめ:ちょっと嫌なやつになろう

というわけで、無茶振り仕事に対してスジの通ったゴネ方で自分を守る方法でした。

できます!やります!でもいいですが、ずっとイエスマンは辛いもの。

ちゃんと話さないと動かないちょっと扱いにくいやつでいるくらいがちょうどいいんではないかな、と思います。

今回は以上です。

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