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気楽に生きたい外資コンサルのブログ

会議日程調整用エクセルに参加可否を記入してメールで回すという狂気の沙汰

仕事術 仕事術-コミュニケーション
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こんにちは、NAEです。

久しぶりに昔ながらの古きよき伝統的な日本企業さん(A社)と関わる仕事をしました。

いい人ばかりなんですが、どうしても我慢できないのが会議調整の面倒くささ。

会議日程調整用のエクセルをメールで回せとか、マジで言ってるの?

今回はそんなお話。

会議日程調整をエクセルで。まどこっろしい

A社は伝統的な日本企業。人柄の良い社員さんたちと楽しく仕事させていただいています。

が、古来のものを大事に使う文化なのか、はたまた人の価値観や風土がそうさせるのか、システムやプロセスの刷新に対して極めて消極的です。

(そんな風土に新しい風を吹き込んで欲しいというお題を別働隊がいただいてはいるんですが・・・)

もちろん、会議日程調整のプロセスも例外ではありません。

彼らが望むやり方は、

  1. エクセルの縦列に会議名と日程の候補、横列に参加者名を列記
  2. それを関係者にメール展開
  3. 回答を取りまとめて確定後、Outlookで会議依頼を送付

というスタイル。

別働隊のメンバーいわく、それ以外は受け入れてもらえない。

もう、書いているだけでまどろっこしいです。

会議日程調整なんてOutlookで空き時間見て会議依頼投げてオシマイでしょ

できるなら、社内の人間との会議調整と同じように

  1. Outlookなどのスケジューラで参加者の最新の予定を確認
  2. 空きスロットに仮置きで会議依頼を送付し
  3. OK/NGの返答で出欠確認
  4. キーマンがNGなら別スロットに送り直し

という感じで進めたい。

いや、わかるんですよ。セキュリティですよね。

外部の人間に空き時間情報が見えるようにするのはセキュリティリスクしかないですよね。

でも、さすがに毎回エクセルファイルで会議調整とか、ちょっとオーバーヘッドかかりすぎでしょう。

会議日程調整などせず、むしろグループチャットで済ませたい

というより、会議調整をして会議室を予約してその場まで足を運んで話す、なんていうこと自体がナンセンスです。

会議調整とか移動とか、時間がもったいなさすぎるんです。時間に対するコスト意識低すぎやしませんか。

こんなにネットが発展しているんだから、リモート会議やオンライン会議なんてできて当たり前。

それこそチャットワークスやらSlackやら、使えるものはたくさんあるんです。

いや、だからわかってますって。セキュリティですよね。気になりますよね。大事ですよね。セキュリティ

会議日程調整などせず、直接電話をかけてその場で議論したい

オンライン会議やチャットがダメ?ならもういいですよ。電話しますんで。

本当はグループで会話できる電話があったら御の字なんですが、もう文句は言いません。直電します直電。

え、電話だったらOKなんですか?電話だったらセキュリティ気にならないんですか?そうですか。

電話だとやりとりの記録が残らないため、その場で議事メモを書いてメールで送っておけば証跡になりますし、これが一番手っ取り早いんじゃないかな。

まとめ:会議日程調整でエクセルはないよ

というわけで、エクセルで会議日程調整なんて狂気の沙汰だというお話でした。

クラウドベースのコミュニケーション・コラボレーションサービスが使えれば企業を超えることが簡単である反面、セキュリティを気にする企業さんは多い。

でも、その多くがなんとなくクラウド怖いと思っているパターンでして、きちんとアセスメントすればそんなでもない場合だってあるんですけど。

セキュリティと利便性のトレードオフを解決するテクノロジーに銀の弾丸はないものでしょうか。


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